VINKIT TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEEN

TULE MUKAAN TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄKSI

Valtakunnallista 112-päivää vietetään vuosittain 11.2., mutta kampanja-aikaa on koko viikko 5.–11.2. Kampanjaviikon aikana erilaiset organisaatiot, kuten viranomaiset, vapaaehtoisjärjestöt, yhdistykset, seurat tai vaikka työpaikat voivat järjestää yhdessä teemaan liittyviä tapahtumia. Myös kouluissa, päiväkodeissa ja työyhteisöissä kannattaa ottaa 112-päivästä kaikki hyöty irti.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – näin pääset alkuun

Aktiivisuus ja yhteistyö ovat vaikuttavan tapahtuman järjestämisen kulmakiviä. Työ kannattaa aloittaa hyvissä ajoin kokoamalla työryhmä oman yhteisösi tai järjestösi edustajista. Hyödyntäkää tapahtumassa omaa osaamistanne ja kiinnostuksenne kohteita.

Mukaan voitte pyytää esimerkiksi paikallisen pelastustoimen, sosiaali- ja terveystoimen sekä poliisin, hätäkeskuksen, Punaisen Ristin tai muun järjestön edustajia. Jos alueellasi toimii meripelastuksen tai rajavartiolaitoksen yksikköjä, alan järjestöjä tai muita vapaaehtoisia, myös heitä voi lähestyä yhteistyön merkeissä.

Kun työryhmä on koossa, tapahtuman ideointi voi alkaa: mitä, missä, kuka ja miten ovat olennaisia kysymyksiä, joihin löydätte vastaukset yhdessä. Hyvä suunnittelu ja selkeä vastuunjako helpottavat itse tapahtuman läpiviemistä.

Ideoita ohjelmaan

Tapahtumassa on tarkoitus opastaa ihmisiä tunnistamaan vaaroja ja ennaltaehkäisemään tapaturmia sekä toimimaan oikein hätätilanteissa. Ihmisten omaa vastuuta ja ennakointia turvallisuusasioissa kannattaa korostaa.

Ohjelmassa voi olla vaikkapa ensiapukoulutusta, alkusammutuskoulutusta, pelastus- tai sammutusnäytöksiä mutta ennen kaikkea opastusta riskitilanteiden tunnistamiseen ja niiden ennaltaehkäisemiseen. Tapahtuma on myös erinomaisen tilaisuus tuoda oman yhteisönne tai järjestönne toimintaa esiin kiinnostavalla tavalla!

Tilaisuuden luonteesta riippuen tapahtuman suunnittelussa ja budjetoinnissa täytyy ottaa huomioon monenlaisia asioita, kuten lupien anominen, musiikin tekijänoikeusmaksut, tilojen etsiminen, markkinointi ja tiedottaminen, tarjoilut, tekniikka, ohjelma, esiintyjät, koristelut ja siivoaminen.

Muista luvat

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus poliisille viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Yleisötapahtumilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joihin kuka tahansa voi tulla tai ostaa pääsylipun. Myös musiikin esittämiseen liittyvien tekijänoikeusmaksujen täytyy olla kunnossa.

Lisäksi kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan aina maanomistajan lupa. Jos taas tapahtuma järjestetään kauppakeskuksessa tai muussa liiketilassa, lupa täytyy kysyä kauppakeskuksen tai myymälän vastaavalta henkilöltä.

Muista

  • Työryhmän kokoaminen
  • Tapahtuman sisällön ideointi ja vastuunjako
  • Luvat
  • Tilat ja tekniikka
  • Esiintyjät
  • Koristelut

Mieti

  • Miten hoidetaan tavaroiden kuljetukset tapahtumapaikalle?
  • Onko tilaisuudessa arpajaiset, pelejä tai kilpailuja?
  • Tarvitaanko tilaisuudessa järjestyksenvalvojia?
  • Käytetäänkö avotulta, kuten nuotioita, tervapatoja tai ulkoroihuja?
  • Säilytätkö palavaa nestettä, kaasua tai räjähteitä?
  • Tarvitaanko tilaisuudessa sähköä tai vettä?
  • Syntyykö tilaisuudessa jätteitä?
  • Tarvitaanko tilapäisiä liikenne- tai pysäköintijärjestelyjä?

Missä ja milloin tapahtuma kannattaa järjestää?

Varsinainen 112-päivä on sunnuntaina 11.2., mutta voitte järjestää tapahtumanne myös milloin tahansa edeltävän viikon aikana. Tapahtumapaikka kannattaa valita yleisön perusteella: siellä, missä ihmiset liikkuvat, saatte eniten ihmisiä tutustumaan aiheeseen. Myös kellonaika kannattaa päättää samoilla perusteilla.

Isot tapahtumat esimerkiksi kauppakeskuksissa, toreilla tai kävelykaduilla vetävät puoleensa paljon yleisöä, mutta myös pienemmän piirin tapahtumat voivat olla hyvin antoisia. Tärkeintä on, että tapahtumanne tavoittaa ihmisiä.

Tapahtuma kannattaa järjestää keskeisellä ja vilkkaalla paikalla, kuten:

  • kauppa- tai ostoskeskuksessa
  • marketissa tai marketin pihalla
  • tavaratalossa
  • torilla tai
  • kävelykadulla

Muita mahdollisia tapahtumapaikkoja ovat esimerkiksi:

  • koulut ja päiväkodit
  • oppilaitokset, ammattikoulut, ammattikorkeakoulut
  • kansan- ja työväenopistot
  • kirjastot, kulttuurikeskukset, nuorisotalot
  • kunnantalot
  • vanhainkodit ja palvelukeskukset
  • työpaikat tai -pajat
  • varuskunnat
  • palo- ja pelastuslaitokset
  • yleiset väestönsuojat

Tarjoilu houkuttelee!

Oli tapahtumasi millainen tahansa, tarjoilu on aina takuuvarma vetonaula. Kuppi kuumaa ja vaikkapa pullatarjoilu tekevät lähestymisen helpoksi ja tuovat ihmisiä tapahtumien äärelle.

Yhteistyössä on voimaa – talkootyöllä resurssit tasapainoon

Tapahtumien järjestäminen onnistuu parhaiten, kun mukana on riittävä määrä aktiivisia tekijöitä. Talkootyöllä saadaan aikaan paljon, eivätkä taloudelliset esteet pääse häiritsemään järjestelyjä – jokainen järjestelyihin osallistuva taho voi kantaa oman kortensa yhteisen hyvän kekoon.

Yhteistyö yritysten kanssa on niin ikään mahdollista: esimerkiksi tapahtuman tiloja vastaan voi tarjota yrityksille mahdollisuutta esiintyä myönteisessä valossa hyvän asian yhteydessä.

Facebookiin on helppo perustaa omalle järjestäjäporukalle ryhmä yhteydenpitoa ja tiedotusta varten.

Tee tapahtumastanne näkyvä ja muistettava – tiedottaminen on onnistumisen A ja O

Yleisö on tapahtuman onnistumisen kannalta ratkaiseva tekijä. Jotta ihmiset osaisivat saapua tapahtumaan, tiedottakaa siitä näkyvästi ja hyvissä ajoin.

Ota tiedotusvälineet haltuun

Yleisö on tapahtuman onnistumisen kannalta ratkaiseva tekijä. Jotta ihmiset osaisivat saapua tapahtumaan, tiedottakaa siitä näkyvästi ja hyvissä ajoin paikallisille tiedotusvälineille. Tärkeää on kertoa, mitä tapahtuu, milloin, missä ja miksi. Paikallisille tiedotusvälineille kannattaa lisäksi lähettää kutsuja järjestelytalkoisiin tai tapahtumaan vaikkapa sähköpostitse – näin tapahtumalle saadaan näkyvyyttä.

Mediat, kuten sanomalehdet, radio ja televisio, vievät osaltaan asiaamme eteenpäin, joten heille kannattaa tarjota jotakin erityistä. Usein kuvissa näkee liekkejä ja hälytysajoneuvoja. Tavoitteitamme palvelisi kuitenkin paremmin se, että kuvaajat innostuisivat niistä seikoista, joilla vaaroja voidaan estää ennalta. Tämä kannattaa ottaa tapahtuman ideoinnissa huomioon.

Myös paikallislehden ilmoitus saa runsaasti huomiota, ja värikkäät julisteet viestivät ja muistuttavat tulevasta tapahtumasta. Järjestelyihin osallistuvat tahot voivat lisäksi mainostaa tapahtumaa omilla verkkosivuillaan.

Hyödynnä sosiaalista mediaa

Facebook ja muut sosiaalisen median kanavat toimivat erinomaisesti ilmaisina markkinointi- ja tiedotusvälineinä! Facebookiin kannattaa luoda tapahtuma omalle tilaisuudelle muutamaa viikkoa ennen H-hetkeä ja kutsua kaikki ystävät ja tuttavat mukaan. (Voit halutessasi ladata täältä tapahtumaan kansikuvan.) Sen jälkeen työryhmän jäsenet voivat jakaa kutsuja tapahtumaa sekä tietoa siitä oman profiilinsa avulla. Näin viesti leviää laajalle joukolle ihmisiä .

Ladattavat materiaalit -sivulta saat ohjeita sekä kansi- ja päivityskuvia sosiaaliseen mediaan.

Tykkää valtakunnallisesta 112-päivästä Facebookissa

Ilmoita tapahtumasi mukaan

Muista myös ilmoittaa oma tapahtumanne 112paiva.info-verkkosivustolle, jolle kootaan koko maan tapahtumat kätevästi yhden osoitteen alle – näin sekä yleisö että media löytävät tapahtumanne helposti.

Ilmoittaminen onnistuu helposti verkkolomakkeella. Samalla voit tarkistaa, onko paikkakunnallenne suunnitteilla muita tapahtumia.

Ilmoita tapahtumasi

Lataa juliste- ja flyer-pohjat

Ladattavat materiaalit -sivulta saat juliste- ja flyerpohjat sekä logot tapahtumasi markkinoinnin avuksi.

Muista

  • Tiedota tapahtumasta yleisölle ja tiedotusvälineille
  • Ilmoita tapahtuma 112-päivän verkkosivuille
  • Hyödynnä Facebookia ja järjestäjien omia nettisivuja

Tervetuloa tekemään 112-päivää omalla paikkakunnallasi!