TIPS FÖR EVENEMANGSARRANGÖRER

KOM MED SOM ARRANGÖR

Den nationella 112-dagen firas årligen den 11 februari, men kampanjen pågår hela veckan 5–11.2. Under kampanjveckan kan olika organisationer såsom myndigheter, frivilligorganisationer, föreningar, klubbar eller arbetsplatser tillsammans arrangera evenemang som anknyter till temat. Även i skolorna, daghemmen och på arbetsplatserna lönar det sig att dra all nytta av 112-dagen.

Väl planerat, hälften gjort – så här kommer du igång

Att ordna ett effektfullt evenemang kräver aktivitet och samarbete. Det lönar sig att inleda arbetet i god tid genom att tillsätta en arbetsgrupp som består av företrädare för den egna sammanslutningen eller föreningen. Vid evenemanget ska ni dra nytta av era kunskaper och intressen.

Ni kan till exempel be att representanter från det lokala räddningsväsendet, social- och hälsoväsendet samt polisen, nödcentralen, Röda Korset eller någon annan organisation deltar tillsammans med er. Om det på ditt område fungerar enheter inom sjöräddningen eller gränsbevakningsväsendet eller lokala organisationerna och frivilliga inom området, kan du också kontakta dem och höra dig för om de vill samarbeta.

När arbetsgruppen är sammansatt kan idéstadiet inledas: vad, var, vem och hur är väsentliga frågor som ni tillsammans hittar svaren till. En grundlig planering och tydlig ansvarsfördelning gör det lättare att genomföra själva evenemanget.

Idéer till programmet

Vid evenemanget är det meningen att handleda människor i att identifiera faror och förebygga olyckor samt att fungera rätt i nödsituationer. Det lönar sig att betona att människors eget ansvar och förutseende är viktiga då det gäller säkerheten.

I programmet kan ingå till exempel första hjälpen-utbildning, övningar i förstahandssläckning, räddnings- eller släckningsuppvisningar men framför allt handledning i hur man identifierar och förebygger risksituationer. Evenemanget är också ett ypperligt tillfälle att lyfta fram er egen sammanslutnings eller förenings verksamhet på ett intressant sätt!

Beroende på evenemangets karaktär måste man i planeringen och budgeteringen av evenemanget beakta många olika saker, såsom att anhålla om tillstånd, upphovsrättsersättning för musiken, söka lokaler, marknadsföring och information, serveringen, tekniken, programmet, artisterna, dekoreringen och städningen.

Kom ihåg tillstånden

För att ordna ett publikevenemang krävs en skriftlig anmälan till polisen fem dygn innan evenemanget. Med publikevenemang avses evenemang dit vem som helst kan komma eller köpa en entrébiljett. Även upphovsrättsersättningen för uppspelning av musik måste vara i skick.

Därtill måste man alltid ha markägarens tillstånd för att ordna ett evenemang utomhus. Om evenemanget ordnas i ett affärscentrum eller annan affärslokal, måste tillstånd begäras av personen som ansvarar för affärscentret eller affärslokalen.

Kom ihåg

  • Att tillsätta en arbetsgrupp
  • Att ta fram idéer och fördela ansvar
  • Tillstånden
  • Lokalerna och tekniken
  • Artisterna
  • Dekorering

Fundera på

  • Hur ska transporten av saker till platsen för evenemanget ordnas?
  • Ordnas det lotteri, spel eller tävlingar vid evenemanget?
  • Behövs det ordningsvakter vid evenemanget?
  • Kommer man att använda öppen eld, lägereldar, tjärgrytor eller marschaller?
  • Förvarar man eldfarliga vätskor, gas eller sprängämnen?
  • Behöver man el eller vatten vid evenemanget?
  • Uppstår det avfall vid evenemanget?
  • Behöver man tillfälliga trafik- eller parkeringsarrangemang?

Var och när lönar det sig att arrangera evenemanget?

Den egentliga 112-dagen firas den 11 februari, men ni kan också ordna ert evenemang när som helst under den föregående veckan. Det lönar sig att välja platsen för evenemanget med tanke på publiken: där var människor rör sig får ni flest besökare att bekanta sig med ert tema. Det lönar sig att besluta klockslaget på samma grunder.

Stora evenemang till exempel i affärscentrum, på torg eller på gågator lockar stor publik, men också mindre evenemang kan vara mycket givande. Det viktigaste är att ert evenemang når människorna.

Det lönar sig att ordna evenemanget på en central och livlig plats, såsom

  • affärs- eller köpcentrum
  • stormarknader eller gårdsplanen utanför
  • varuhus
  • torg eller
  • gågata.

Andra möjliga platser är till exempel

  • skolor och daghem
  • läroanstalter, yrkesskolor, yrkeshögskolor
  • folkhögskolor och arbetarinstitut
  • bibliotek, kulturcentrum, ungdomsgårdar
  • kommunalhus
  • ålderdomshem och servicecentraler
  • arbetsplatser eller -verkstäder
  • garnisoner
  • brand- och räddningsverk och
  • allmänna skyddsrum.

Servering lockar!

Servering är ett garanterat dragplåster oberoende av hurdant ditt evenemang är. En kopp med varm dryck och en bulle gör det lätt att stiga fram och lockar människorna till evenemangen.

Samarbete ger styrka – talkoarbete balanserar resurserna

Bäst lyckas arrangemangen då tillräckligt många aktiva parter medverkar. Man får mycket till stånd med talkoarbete, och då kan man undvika att ekonomiska hinder inte stör arrangemangen – alla parter som deltar i arrangemangen kan drar sitt strå till den gemensamma stacken.

Det är också möjligt att samarbeta med företag: till exempel som ersättning för lokaler för evenemanget kan man erbjuda företagen en möjlighet att få positiv publicitet i samband med en god sak.

Det är lätt att på Facebook grunda en egen grupp för arrangörerna för kontakt och kommunikation.

Gör ett evenemang som syns och som man minns – att sprida information är A och O om man vill lyckas

Publiken har en avgörande betydelse för ett lyckat evenemang. Informera synligt och i god tid om evenemanget så att människorna hittar dit.

Informera de lokala medierna

Publiken har en avgörande roll för att evenemanget ska lyckas. Informera de lokala medierna om evenemanget synligt och i god tid så att människorna hittar dit. Det är viktigt att berätta vad som händer, när det händer och varför det händer. Till de lokala medierna lönar det sig också att skicka inbjudningar till talkoarbete kring arrangemangen eller själva evenemanget till exempel per e-post – det ger evenemanget synlighet.

Medierna, såsom tidningar, radio och tv, för vårt budskap vidare, så det lönar sig att erbjuda dem något speciellt. Ofta ser man lågor och utryckningsfordon på bilderna. Det vore ändå nyttigare med tanke på vårt mål om fotograferna skulle fastna för sådant som hjälper till att förebygga faror. Det lönar sig att tänka på det när man planerar ett evenemang.

En annons i den lokala tidningen får också mycket uppmärksamhet, och färggranna affischer berättar och påminner och det kommande evenemanget. Aktörerna som deltar i arrangemangen kan dessutom marknadsföra evenemanget på sina egna webbplatser.

Dra nytta av de sociala medierna

Facebook och de övriga sociala mediekanalerna är utmärkta gratis redskap för marknadsföring och information. Det lönar sig att skapa en händelse för det egna evenemanget på Facebook några veckor innan evenemanget går av stapeln och bjuda in alla vänner och bekanta. (Om du vill kan du ladda ned en pärmbild för evenemanget här.) Efter det kan medlemmarna i arbetsgruppen via sina egna profiler dela ut inbjudningar till evenemanget och information om det. På det här sättet sprids budskapet till en stor grupp människor.

Ladda ned arrangörsinstruktioner och pärm- och evenemangsbilder du kan användä i era sociala mediekanaler.

Tyck om den nationella 112-dagen på Facebook

Anmäl ditt evenemang till 112-dagen

Kom också ihåg att anmäla ert eget evenemang på webbplatsen 112paiva.info, där man sammanställer alla evenemang i landet under en adress – på det här sättet hittar både publiken och medierna lätt ert evenemang.

Det är också lätt att anmäla sig med en nätblankett. Samtidigt kan du kontrollera om det planeras andra evenemang på er ort.

Anmäl ditt evenemang

Ladda ned affisch- och flyers-mallar

Ladda ned affisch- och flyer-mallar du kan använda i kommunikationen om ert evenemang.

Kom ihåg

  • Informera publiken och medierna om evenemanget
  • Anmäl ditt evenemang på 112-dagens webbplats
  • Dra nytta av Facebook och arrangörernas egna webbplatser

Välkommen att ordna evenemang på 112-dagen på din ort!